Brakowanie dokumentacji papierowej i elektronicznej

Szkolenie poświęcone jest omówieniu zasad, procedur i dobrych praktyk w zakresie brakowania dokumentacji zarówno papierowej, jak i elektronicznej. 
Uczestnicy poznają aktualne podstawy prawne oraz standardy postępowania z dokumentacją niearchiwalną, obejmujące kwalifikację archiwalną, uzyskiwanie zgody archiwum państwowego, a także bezpieczne niszczenie akt i nośników danych. W trakcie zajęć omówione zostaną również procesy retencji oraz e-brakowania w systemach EZD, z naciskiem na zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych i zasadami audytu.

Korzyści z uczestnictwa w szkoleniu:

Udział w szkoleniu pozwoli uczestnikom:

• zdobyć aktualną wiedzę o przepisach i standardach dotyczących brakowania dokumentacji papierowej i elektronicznej,
• nabyć praktyczne umiejętności w zakresie kwalifikowania akt do brakowania (A/B/BE/BC) oraz przygotowywania wniosków do archiwum państwowego,
• poznać procedury bezpiecznego niszczenia dokumentów i nośników danych z zachowaniem wymogów RODO,
• uporządkować procesy retencji i e-brakowania w systemach EZD, w tym tworzenie dokumentacji potwierdzającej prawidłowość działań.

Dzięki praktycznym przykładom i analizie najczęściej popełnianych błędów uczestnicy zyskają pewność w podejmowaniu decyzji dotyczących selekcji i niszczenia dokumentacji w różnych formatach.

Adresaci szkolenia:

Szkolenie skierowane jest do:

• archiwistów zakładowych i pracowników składnic akt,
• koordynatorów czynności kancelaryjnych,
• administratorów systemów EZD oraz osób współpracujących z Inspektorem Ochrony Danych,
• kierowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za procesy, rejestry i nadzór nad dokumentacją.

Program szkolenia:

1. Podstawy prawne i kwalifikacja archiwalna (wprowadzenie i zasady ogólne)
   • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, instrukcja kancelaryjna, JRWA, kategorie A/B/BE/BC i okresy przechowywania.
   • Definicje: brakowanie vs. archiwizacja; dokumentacja niearchiwalna; zasady kwalifikacji i odpowiedzialności.
   • Dokumentacja papierowa a elektroniczna: równoważność, metadane, formaty trwałe (np. PDF/A), integralność.
   • Najczęstsze błędy w kwalifikacji: „zawieszenie retencji” (postępowania, kontrole, spory), dublujące się nośniki, brak pełności akt.
2. Procedura brakowania dokumentacji papierowej – krok po kroku
   • Przegląd i selekcja teczek: weryfikacja JRWA, ocena kompletności i wartości dowodowej; przygotowanie spisów.
   • Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania; tryb uzyskania zgody AP
   • Niszczenie: wymagania dla firm utylizacyjnych, klasy bezpieczeństwa (np. P-4 i wyższe), protokoły zniszczenia; ochrona danych (RODO).
   • Dobre praktyki dowodowe: ścieżka audytu, rejestr brakowania, powiązanie z wykazami spraw i spisami zdawczo-odbiorczymi.
3. Brakowanie dokumentacji elektronicznej i nośników
   • Retencja i brakowanie w EZD: reguły klas JRWA, automaty i zatwierdzanie; wyjątki.
   • Metadane i kompletność: powiązanie dokumentów z rejestrami, wersjonowanie, podpisy/kwalifikowane pieczęcie, logi systemowe jako dowód.
   • Usuwanie danych i nośników: bezpieczne kasowanie (wielokrotne nadpisywanie, kryptograficzne kasowanie), demagnetyzacja, fizyczne niszczenie SSD/HDD/pendrive.
   • Migracja i formaty długoterminowe: decyzje „migrować czy brakować”; raport z brakowania w systemie, minimum dokumentacyjne.
4. Organizacja procesu, zgodność i audyt
   • Rola archiwisty, kierowników komórek i IOD: podział odpowiedzialności, upoważnienia i instrukcje wewnętrzne.
   • Roczny plan brakowania: harmonogram, komunikacja z komórkami, wskaźniki (liczba teczek, czas uzyskania zgody AP).
   • Kontrole i audyty (wewnętrzne/NIK/AP): komplet dokumentów, dowody zniszczenia, zgodność z JRWA i polityką retencji.
      

Trener

Adam Parysz

Trener, Auditor Wiodący SZBI wg. ISO 27001, Auditor Wiodący SZCD wg. ISO 22301, Auditor Wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania wg. ISO 9001, 14001 i 45001, Six Sigma Yellow Belt, Inspektor ochrony danych, Koordynator ds. dostępności, Archiwista. Prowadził audyty w takich organizacjach jak Tauron Obsługa Klienta, Sygnity S.A., Górnośląsko – Zagłębiowska Metropolia i Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego

Karierę trenerską rozpocząłem w 2013 roku. Od tego czasu na sali szkoleniowej spędziłem 8 450 godzin szkoleniowych, szkoląc łącznie ponad 11 tysięcy osób. 
Mam przyjemność szkolić zarówno urzędy centralne, jednostki samorządu terytorialnego wszystkich szczebli oraz firmy sektora prywatnego. Oprócz prowadzenia szkoleń przygotowuję normatywy kancelaryjno – archiwalne oraz dokumentację z zakresu ochrony danych osobowych.

Miałem przyjemność szkolić między innymi 

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, Kancelarię Senatu RP, TAURON Obsługa Klienta, Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Komendę Główną Policji, Pocztę Polską S.A., Koleje Mazowieckie, CBA, ZUS, PGE, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, Żandarmerię Wojskową, Chrześcijańską Akademię Teologiczną w Warszawie, Polską Akademię Nauk, Akademię Górniczo-Hutniczą, Wojewódzkie Urzędy Pracy w Krakowie, Rzeszowie i w Olsztynie, Urząd Miasta Rzeszowa, Wojewódzką Stację Sanitarno – Epidemiologiczną w Poznaniu, Komendę Wojewódzką Policji w Krakowie, Szpital Zachodni im. Św. Jana Pawła II w Grodzisku Mazowieckim,  Arcelormittal, ArchiDoc S.A, Sąd Okręgowy w Kielcach, Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, ING Bank Śląski, Powiatowy Urząd Pracy w Piotrkowie Trybunalskim, Fenice Poland, Wojewódzki Urząd Pracy w Rzeszowie i Podlaski Urząd Wojewódzki.