Kiedy i jak kontrola WIOŚ może sprawdzić Twoją ewidencję?
Prowadzenie ewidencji odpadów w systemie BDO to nie tylko obowiązek – to także obszar, który podlega regularnym kontrolom organów nadzoru. Wśród nich kluczową rolę pełni Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ), który ma prawo weryfikować, czy Twoja firma prawidłowo gospodaruje odpadami, prowadzi ewidencję i wywiązuje się z obowiązków sprawozdawczych. Warto wiedzieć, jak wygląda taka kontrola, czego możesz się spodziewać i jak się do niej przygotować, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Kiedy może zostać przeprowadzona kontrola?
WIOŚ może przeprowadzić kontrolę planowaną lub doraźną.
Kontrola planowa:
- Odbywa się zgodnie z rocznym planem kontroli środowiskowych,
- Dotyczy zazwyczaj większych podmiotów lub tych, które prowadzą działalność odpadową na większą skalę,
- Firma jest o niej zazwyczaj informowana z kilkudniowym wyprzedzeniem.
Kontrola doraźna:
- Może być wynikiem skargi, donosu lub wcześniejszych nieprawidłowości,
- Nie wymaga wcześniejszego zawiadomienia,
- Może być przeprowadzona także w przypadku podejrzenia zagrożenia środowiska.
Jak wygląda kontrola WIOS w praktyce?
Inspektorzy WIOŚ mają prawo do:
- wejścia na teren zakładu,
- przeglądu dokumentacji środowiskowej (w tym KPO, KEO, sprawozdań),
- wglądu w dane w systemie BDO,
- przesłuchania pracowników,
- poboru próbek lub oględzin instalacji.
Kontrola może trwać od kilku godzin do kilku dni – w zależności od wielkości firmy i zakresu działań.
Co sprawdza WIOŚ podczas kontroli ewidencji odpadów?
Najczęściej weryfikowane są:
| Obszar kontroli | Co jest sprawdzane? |
|---|---|
| Rejestracja w BDO | Czy firma została prawidłowo zarejestrowana i posiada aktualne dane |
| Karty przekazania odpadów (KPO) | Czy są wystawiane na czas, poprawne formalnie i potwierdzone przez odbiorców |
| Karta ewidencji odpadów (KEO) | Czy jest prowadzona systematycznie, zawiera właściwe dane, odzwierciedla stan faktyczny |
| Zgodność danych | Czy dane w KEO zgadzają się z informacjami z KPO i sprawozdań |
| Terminy sprawozdań | Czy roczne sprawozdanie odpadowe zostało złożone w terminie |
| Miejsce i sposób magazynowania odpadów | Czy odpady są magazynowane zgodnie z przepisami i zgłoszonymi warunkami |
| Obowiązki formalne | Czy dokumenty są przechowywane przez wymagany okres (min. 5 lat) |
Jak się przygotować do kontroli?
Oto lista działań, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji:
- Sprawdź, czy Twoja firma jest wpisana do BDO i czy dane są aktualne.
- Zweryfikuj kompletność i poprawność wszystkich KPO z ostatnich 12 miesięcy.
- Upewnij się, że karta ewidencji odpadów (KEO) prowadzona jest systematycznie i zawiera poprawne dane.
- Zgromadź dokumenty potwierdzające przekazanie odpadów do uprawnionych podmiotów.
- Przygotuj sprawozdanie roczne i potwierdzenie jego złożenia.
- Zadbaj o porządek w magazynie odpadów – zgodność z przepisami jest równie ważna jak ewidencja.
- Ustal osoby odpowiedzialne za kontakty z inspektorami i przygotuj dostęp do systemu BDO.
Dlaczego warto przeprowadzić samokontrolę przed wizytą WIOŚ?
Czekanie na kontrolę bez przygotowania to ryzyko, które może kosztować firmę nie tylko pieniądze, ale też reputację. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na regularne audyty wewnętrzne ewidencji odpadów. Takie działanie pozwala na wcześniejsze wykrycie nieprawidłowości, uzupełnienie brakujących danych w KEO, poprawienie błędnie wystawionych KPO, czy też uaktualnienie rejestrów w systemie BDO.
Dobrze przeprowadzona samokontrola powinna obejmować:
- sprawdzenie kompletności i spójności ewidencji w systemie BDO (KPO, KEO, sprawozdania),
- weryfikację zgodności dokumentów z rzeczywistym stanem magazynowym,
- sprawdzenie terminów przekazywania odpadów i wystawiania dokumentów,
- kontrolę poprawności kodów odpadów i mas.
Wdrożenie takiej procedury nie tylko zwiększa szanse na pozytywny wynik kontroli WIOŚ, ale również buduje w firmie kulturę odpowiedzialności środowiskowej i systematyczności.
Czego unikać, aby nie narazić się na kary?
Najczęstsze przyczyny negatywnego wyniku kontroli:
- brak wpisu w rejestrze BDO, mimo ciążącego obowiązku,
- brak wystawiania KPO lub opóźnienia w ich zatwierdzaniu,
- prowadzenie KEO „na szybko” – np. dopiero tuż przed kontrolą,
- niezgodność danych w sprawozdaniu ze stanem faktycznym,
- przekazywanie odpadów firmom nieuprawnionym do ich odbioru.
W przypadku wykrycia nieprawidłowości WIOŚ może nałożyć:
- karę pieniężną (od kilku do kilkuset tysięcy złotych),
- nakaz wstrzymania działalności,
- zobowiązanie do usunięcia nieprawidłowości w określonym terminie.
Podsumowanie
Kontrola WIOŚ nie musi być stresującym doświadczeniem, jeśli Twoja firma jest przygotowana i prowadzi rzetelną dokumentację w systemie BDO. Kluczem jest systematyczność, świadomość obowiązków i umiejętność korzystania z narzędzi, jakie oferuje system. Warto z wyprzedzeniem przygotować się na ewentualną wizytę inspektora – to inwestycja w spokój i bezpieczeństwo działalności.
Chcesz przygotować swoją firmę do kontroli WIOŚ? Weź udział w naszym szkoleniu z obsługi systemu BDO. Nauczysz się nie tylko wystawiać KPO i prowadzić KEO, ale też dowiesz się, jak uniknąć typowych błędów i jak wygląda kontrola w praktyce.
👉 Sprawdź szczegóły i zapisz się już dziś