Co zmienia KSeF? Wpływ KSeF na codzienną pracę działów księgowych

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie, które już wkrótce zrewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Ten obowiązkowy system elektronicznej wymiany dokumentów księgowych będzie miał ogromny wpływ na codzienną pracę działów księgowych oraz funkcjonowanie całych przedsiębiorstw. Co dokładnie zmieni KSeF i jak przygotować się na nadchodzące zmiany? W tym artykule przyjrzymy się najważniejszym aspektom wdrożenia KSeF i jego konsekwencjom dla firm.

Czym jest KSeF i dlaczego jest wprowadzany?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralny system informatyczny służący do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Został stworzony przez Ministerstwo Finansów w celu uszczelnienia systemu podatkowego i ułatwienia rozliczeń między przedsiębiorcami. KSeF ma zastąpić dotychczasowy, zdecentralizowany model wymiany faktur i stać się jedynym dopuszczalnym sposobem fakturowania w obrocie gospodarczym.

Główne cele wprowadzenia KSeF to:

• Uszczelnienie systemu podatkowego i zmniejszenie luki VAT
• Automatyzacja procesów księgowych i kontrolnych
• Standaryzacja formatu faktur
• Przyspieszenie obiegu dokumentów między firmami
• Ułatwienie rozliczeń i kontroli skarbowych

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Zgodnie z najnowszymi informacjami, obowiązkowe wdrożenie KSeF ma nastąpić od 1 lutego 2026 roku. Przedsiębiorcy będą mogli na bieżąco wystawiać faktury elektroniczne bezpośrednio w systemie, co ma przyczynić się do zredukowania opóźnień w płatnościach i zwiększenia efektywności procesów księgowych. 

Kluczowe zmiany wprowadzane przez KSeF

Wdrożenie KSeF przyniesie szereg istotnych zmian w procesach księgowych i obiegu dokumentów w firmach. Oto najważniejsze z nich:

Ujednolicony format faktury

KSeF wprowadza standard faktury ustrukturyzowanej w formacie XML. Oznacza to, że wszystkie faktury będą musiały być wystawiane i przesyłane w tym właśnie formacie. Ujednolicenie formatu ułatwi automatyczne przetwarzanie danych i zmniejszy ryzyko błędów.

Centralna baza faktur

Wszystkie faktury będą przechowywane w centralnej bazie danych Ministerstwa Finansów. Dzięki temu zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktur będą mieli do nich stały dostęp online. Eliminuje to potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów i ułatwia ich wyszukiwanie.

Automatyczna walidacja faktur

System KSeF będzie automatycznie sprawdzał poprawność wystawianych faktur pod kątem formalnym i merytorycznym. Pozwoli to na szybkie wykrywanie i korygowanie ewentualnych błędów.

Szybszy zwrot VAT

Korzystanie z KSeF ma przynieść korzyści w postaci skrócenia terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Centralizacja danych faktur w jednym systemie elektronicznym może ułatwić i przyspieszyć weryfikację złożonych deklaracji VAT przez urzędy skarbowe, co jest kluczowe dla szybkości przetwarzania zwrotów. Jest to zachęta dla przedsiębiorców do szybkiego wdrożenia systemu.

Elektroniczny obieg dokumentów

KSeF wymusi na firmach pełną cyfryzację obiegu faktur. Papierowe dokumenty odejdą do lamusa, a cały proces fakturowania będzie odbywał się elektronicznie.

Jak KSeF wpłynie na codzienną pracę działów księgowych?

Wdrożenie KSeF będzie miało znaczący wpływ na organizację pracy działów księgowych. Oto główne obszary, w których nastąpią zmiany:

Proces wystawiania i odbierania faktur: Księgowi będą musieli nauczyć się obsługi nowego systemu do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zniknie konieczność ręcznego wprowadzania danych z papierowych dokumentów, co przyspieszy pracę i zmniejszy ryzyko błędów. Jednocześnie pojawi się potrzeba weryfikacji poprawności danych w systemie KSeF.

Archiwizacja dokumentów: Przechowywanie faktur w centralnej bazie KSeF znacząco ułatwi proces archiwizacji. Księgowi nie będą musieli martwić się o fizyczne przechowywanie dokumentów ani ich skanowanie. Wszystkie faktury będą dostępne online, co usprawni proces wyszukiwania i analizy danych historycznych.

Rozliczenia VAT: Automatyzacja procesów w KSeF przyspieszy i ułatwi rozliczenia VAT. System będzie automatycznie generował rejestry VAT i JPK, co zmniejszy pracochłonność tych zadań. Księgowi będą mogli skupić się na analizie danych i optymalizacji rozliczeń podatkowych.

Kontrole i audyty: KSeF ułatwi przeprowadzanie kontroli skarbowych i audytów. Wszystkie dane będą dostępne online dla uprawnionych organów, co może zwiększyć częstotliwość i skuteczność kontroli. Działy księgowe muszą być przygotowane na szybkie reagowanie na zapytania kontrolerów.

Współpraca z kontrahentami: Ujednolicony system fakturowania ułatwi współpracę z kontrahentami. Znikną problemy z różnymi formatami faktur czy opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów. 

Raportowanie i analiza danych: Dostęp do centralnej bazy faktur otworzy nowe możliwości w zakresie raportowania i analizy danych. Księgowi będą mogli łatwiej generować raporty i analizować trendy, co może przyczynić się do lepszego zarządzania finansami firmy.

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF

Wprowadzenie KSeF niesie ze sobą także pewne wyzwania, z którymi będą musiały zmierzyć się działy księgowe:

1. Dostosowanie systemów IT- Firmy będą musiały zmodernizować swoje systemy księgowe, aby były kompatybilne z KSeF. Może to wiązać się z koniecznością zakupu nowego oprogramowania lub aktualizacji istniejących rozwiązań.
2. Szkolenia pracowników- Konieczne będzie przeprowadzenie szkoleń dla pracowników działów księgowych w zakresie obsługi nowego systemu. Firmy muszą zaplanować czas i środki na edukację zespołu.
3. Zmiana procesów wewnętrznych- Wdrożenie KSeF wymusi rewizję i optymalizację wewnętrznych procesów księgowych. Konieczne będzie dostosowanie procedur do nowego sposobu obiegu dokumentów.
4. Bezpieczeństwo danych- Centralizacja bazy faktur rodzi pytania o bezpieczeństwo danych. Firmy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia i procedury ochrony informacji finansowych.
5. Problemy techniczne- Należy liczyć się z możliwością wystąpienia problemów technicznych w początkowej fazie działania systemu. Działy księgowe muszą być przygotowane na ewentualne opóźnienia czy błędy w przetwarzaniu faktur.

Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?

Aby sprawnie przejść przez proces wdrożenia KSeF, firmy powinny podjąć następujące kroki:

1. Przeprowadzić audyt obecnych procesów księgowych i systemów IT
2. Opracować plan wdrożenia KSeF, uwzględniający niezbędne zmiany w systemach i procedurach
3. Zaplanować i przeprowadzić szkolenia dla pracowników
4. Nawiązać współpracę z dostawcami oprogramowania księgowego w celu dostosowania systemów
5. Przetestować nowe rozwiązania przed obowiązkowym terminem wdrożenia
6. Przygotować plan awaryjny na wypadek problemów technicznych

Podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskiej księgowości w ostatnich latach. KSeF zrewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur, automatyzując wiele procesów i zwiększając kontrolę nad obiegiem dokumentów. Dla działów księgowych oznacza to konieczność dostosowania się do nowych realiów, ale także szansę na zwiększenie efektywności pracy i lepsze zarządzanie finansami firmy.

Kluczem do sukcesu będzie odpowiednie przygotowanie się do nadchodzących zmian. Firmy, które z wyprzedzeniem zaplanują proces wdrożenia KSeF i przeszkolą swoich pracowników, zyskają przewagę konkurencyjną i unikną problemów w momencie, gdy system stanie się obowiązkowy.

Zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia KSeF już teraz. Im wcześniej firma dostosuje się do nowych wymagań, tym łatwiej będzie jej funkcjonować w nowej rzeczywistości księgowej. Kluczowe we wdrożeniu KSeF będzie odpowiednie przeszkolenie pracowników z nowego systemu e-Faktur. Zapraszamy do udziału w szkoleniu “Krajowy System e-Faktur: Jak efektywnie korzystać z nowego systemu faktur elektronicznych”, które pomoże właściwie wdrożyć KSeF w Twojej firmie.